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La gratification des stagiaires en France en 2023

Stagiaires

En France un stagiaire peut être rémunéré. Voici les conditions pour qu’il le soit. C’est une question assez technique à laquelle nous apportons des réponses dans cet article.

Calcul et montant de la rémunération pour le stagiaire en 2023

Le montant minimal de la gratification d’un stagiaire est réévalué de 6,9 % au 1er janvier 2023 et passe à 4,05 € de l’heure au lieu de 3,90 €. C’est 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale (soit 27 € x 0,15). De plus, La gratification minimale est exonérée de cotisations sociales. Enfin, n’oubliez pas que le montant de la gratification doit figurer dans votre convention de stage.

La règle

Si vous êtes stagiaire élève ou étudiant dans une entreprise, l’employeur peut vous verser, sous certaines conditions, une compensation financière appelée gratification minimale.

Mais la situation d’un stagiaire en entreprise est différente de celle des autres salariés de l’entreprise. Le stagiaire n’a pas de contrat de travail donc pas de salaire. Mais si le stage a une durée supérieure aux délais fixés par la loi, le stagiaire a droit à une gratification financière.

La condition de durée

Ainsi pour les stagiaires élèves et étudiants dans le cadre d’un stage d’initiation, de formation initiale ou de complément de formation professionnelle initiale une gratification est versée.  Ce sera le cas si, au cours de la même année scolaire ou universitaire, la durée du stage est supérieure à l’un des deux délais suivants : 

  • Soit à 2 mois consécutifs (soit l’équivalent de 44 jours à 7 heures par jour),
  • Soit à partir de la 309 ème heure de stage s’il est effectué de façon non continue.

Cette gratification est due dès le premier jour de stage et non à partir du seuil des 2 mois de stage. Par conséquent ces deux premiers mois doivent être rémunérés.

Comment calculer le montant de la gratification ?

Le décompte se fait selon des modalités de calcul bien spécifiques. Pour le calcul on tient compte des règles suivantes :

  • 1 mois = 22 jours, consécutifs ou non.
  • 7 heures (consécutives ou non) = 1 jour.

Le taux horaire de la gratification doit obligatoirement figurer dans la convention de stage

Pour les jours d’absences pour congés ou autres, la gratification de stage est calculée en fonction du nombre d’heures de présence effective du stagiaire. Ainsi ces jours d’absence ne sont pas pris en compte.  Cependant l’entreprise peut prévoir d’accorder des congés payés au stagiaire. De plus elle peut aussi prendre en compte les absences autorisées dans le calcul de la durée de stage. 

Les élèves de l’enseignement agricole

Les élèves du second degré de l’enseignement agricole, perçoivent une gratification obligatoire après 3 mois de présence dans l’organisme d’accueil.

  • Soit après plus de 66 jours de présence consécutive ou non, pour un horaire de 7 heures par jour.
  • Soit après plus de 462 heures de présence même de façon non continue, sur la base d’une durée journalière différente.

Quel est le montant de la gratification ?

Le montant de la gratification est librement fixé par l’employeur. Néanmoins, il doit être supérieur ou égal à un montant de gratification légale de stage fixé pour l’année. 

Le Code de l’éducation fixe la gratification pour un stage de 2 mois minimum à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale (PASS), qui est égal à 27 € en 2023. 

Le minimum légal de gratification de stage en 2023 est de  4,05 € par heure de stage (27 € × 15 % = 4,05). 

Si le plafond est revalorisé pendant la période de stage, il faut prévoir dans la convention de stage d’augmenter la gratification du stagiaire.

Un montant plus favorable de gratification peut être fixé par convention collective, de branche ou accord professionnel étendu. Il est donc nécessaire de consulter la ou les conventions applicables.

Certains montants conventionnels peuvent dépendre du niveau d’études des stagiaires, ou encore de l’effectif salarié de l’entreprise. Par ailleurs, il est d’usage dans certaines entreprises de verser des primes de fin de stage. 

Ainsi retenez que la gratification de stage n’est pas une rémunération même si elle est obligatoire.

Le cas des gratifications supérieures

Cependant les sommes versées dépassant 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale, sont considérées comme une rémunération et donc soumises à cotisations sociales pour leur fraction supérieure à 15 %.

Mais le dépassement du seuil de franchise de 15% s’apprécie sur la durée totale du stage, et non pour chaque mois pris séparément.

Ce dépassement s’applique également si l’organisation décide de verser une gratification alors qu’elle n’y est pas obligée (pour un stage < 2 mois, les congés payés, etc.). 

Sont concernées par cette obligation les entreprises, aux administrations publiques, aux collectivités territoriales, aux établissements de santé, aux associations ou à tout autre organisme d’accueil.

En dessous de ces seuils de durée, l’organisme d’accueil n’a pas l’obligation de vous verser une gratification.

La gratification est exonérée d’impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du Smic.

Comment verser la gratification de stage ?

Attention, les stagiaires doivent être mensualisés et percevoir la gratification à chaque fin de mois et non à la fin du stage.

Pour calculer le montant de la gratification, l’employeur a le choix entre deux méthodes.

  • Prendre en compte les heures effectuées sur le mois par le stagiaire (chaque montant sera différent).
  • Lisser le montant de la gratification en fonction du nombre d’heures totales effectuées au cours du stage (le même montant sera donc versé chaque mois). 

Le choix retenu devra figurer sur la convention de stage (ou contrat de stage).

Quelles sont les obligations formelles ?

La délivrance d’un bulletin de paie au stagiaire est obligatoire à la fin de chaque mois, simultanément au versement de la gratification.

Le statut de stagiaire étant différent de celui de salarié, les mentions obligatoires de la fiche de paie et le contenu de la fiche de paie sont spécifiques.

Il n’y aura pas de cotisations de retraite complémentaire, d’assurance chômage, de contribution aux organisations syndicales et de prévoyance.

Le stagiaire est également exclu des taux réduits. C’est le cas pour l’assurance maladie et des allocations familiales pour la partie non exonérée.

Sur le bulletin, il y aura une mention du montant de la partie exonérée de la gratification de stage.

Pour en savoir plus

Stages

https://www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGISCTA000029233447#:~:text=Version%20en%20vigueur%20au%2021%20f%C3%A9vrier%202023&text=Les%20enseignements%20scolaires%20et%20universitaires,331%2D4%20du%20pr%C3%A9sent%20code.

La gratification des stagiaires

https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F32131

URSSAF : Les calculs

https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/calculer-les-cotisations/la-base-de-calcul/cas-particuliers–bases-forfaita/le-stagiaire-en-milieu-professio/la-gratification-pour-tout-stage.html