Externalisation de la paie
Externalisation définition
Externaliser signifie ici, « faire sortir » ou « confier à une entreprise extérieure » certaines tâches ou fonctions d’une entreprise. Cela peut inclure des tâches administratives, de production ou de service, qui sont généralement effectuées par les employés de l’entreprise, mais qui sont désormais confiées à une entreprise extérieure spécialisée. Cela permet à l’entreprise de se concentrer sur son cœur de métier et de réduire ses coûts. Cela réduit souvent le problème du turn-over ou celui du recrutement.
Externalisation de la paie
Ainsi externaliser la paie signifie confier la gestion de la paie de ses employés à une entreprise extérieure spécialisée dans ce domaine. Cela inclut la gestion des salaires, des cotisations sociales, des déclarations fiscales et des avantages sociaux voire du solde de tout compte et de la sortie des salariés. Elle s’occupe alors des charges sociales, cotisations salariales et patronales, des heures supplémentaires, des indemnités, des fiches de paie, du droit social, d’une partie de la gestion administrative des rémunérations. Les éléments variables de paie sont transmis et la société en charge des bulletins de salaire s’occupe du reste. Le prestataire informera généralement l’entreprise des charges de personnel déductibles du bénéfice. Ce peut être confié à un cabinet d’expertise-comptable ou une société spécialisée.
On sait qu’en France le travail des gestionnaires de paie est lourd et complexe entre les contrats de travail, les bulletins de salaire, les règles conventionnelles et les obligations légales. C’est donc un souci de moins à gérer que d’externaliser le traitement de la paie ou une partie du service paie d’autant que la dématérialisation est devenue la norme dans le domaine.
On peut même externaliser une partie de la gestion du personnel, à savoir une part conséquente de l’administration du personnelle grâce à l’externalisation et aux système de SIRH. Ainsi on peut gérer la masse salariale et consulter les tableaux de bord depuis son ordinateur.
Cela permet à l’entreprise de se concentrer sur son cœur de métier et de réduire ses coûts en termes de personnel et de temps consacré à la gestion de la paie. Il est important de noter que l’entreprise reste responsable de la paie de ses employés et doit s’assurer que l’entreprise extérieure choisie est fiable et respecte les lois et règlementations en vigueur.
La DSN
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un système de déclaration en ligne des données sociales des salariés et des employeurs. Il a été mis en place en France en 2016 pour remplacer les différentes déclarations sociales auparavant utilisées. La DSN a pour objectif de simplifier les déclarations sociales et de les rendre plus fiables en utilisant des données informatisées. Elle permet également de regrouper les informations de différents organismes sociaux (Urssaf, Pôle Emploi, etc.) pour faciliter la gestion des informations. Les employeurs doivent effectuer la DSN chaque mois ou chaque trimestre pour déclarer les informations relatives à leurs salariés (salaires, cotisations sociales, absences, etc.).
Le calcul des congés payés
Le calcul des congés payés dépend de la durée de travail de l’employé et de la durée de prise des congés. En général, les employés ont droit à 2,5 jours de congés payés pour chaque mois travaillé (dans un comptage en jours ouvrables), soit une durée totale de 5 semaines par an. Cependant, cette durée peut varier en fonction de la convention collective de l’entreprise ou de l’accord d’entreprise.
Pour calculer le montant des congés payés, il faut prendre en compte le salaire de base de l’employé et l’ajouter aux éventuels éléments variables tels que les primes. Le montant total est ensuite divisé par le nombre de jours travaillés dans l’année pour obtenir le salaire journalier. Ce salaire journalier est ensuite multiplié par le nombre de jours de congés pris pour obtenir le montant des congés payés.
Il est important de noter que certains employeurs peuvent choisir de payer les congés payés à un taux plus élevé que le salaire journalier, en fonction de leurs politiques internes ou de leur convention collective. Il est donc important de vérifier les termes de l’accord d’entreprise ou de la convention collective pour connaître les règles exactes de calcul des congés payés.
Les informations obligatoires sur le bulletin de paie
Il existe une série d’informations obligatoires qui doivent figurer sur le bulletin de paie d’un employé en France. Ces informations incluent sont automatiquement intégrées dans les bulletins de paie réalisés dans l’externalisation.
- Les noms, prénoms, adresse et numéro de sécurité sociale de l’employé.
- La référence de l’employeur et les coordonnées de l’entreprise.
- Les dates de début et de fin de la période de paie.
- Le nombre d’heures travaillées et le taux horaire.
- Le salaire brut et les éléments qui le composent (salaire de base, primes, etc.).
- Les cotisations sociales déduites (CSG, CRDS, etc.).
- Les contributions patronales (cotisations employeur).
- Les éléments variables de rémunération (avantages en nature, etc.).
- Les retenues (impôts, crédits, etc.).
- Le salaire net.
- Les informations sur les congés payés et les absences.
- …
Il est important de noter que certaines conventions collectives peuvent exiger des informations supplémentaires sur le bulletin de paie. Il est donc important de vérifier les termes de l’accord d’entreprise ou de la convention collective pour connaître les règles exactes.
Les différentes déclarations sociales
Les déclarations sociales sont des déclarations qui permettent aux employeurs de déclarer les informations relatives aux salariés (salaire, cotisations sociales, absences, etc.) aux différents organismes sociaux tels que l’URSSAF, Pôle emploi, la caisse de retraite, etc.
Ces déclarations sont obligatoires et doivent être effectuées régulièrement (mensuellement ou trimestriellement) pour que les organismes sociaux puissent calculer les cotisations et les prestations sociales qui sont dues. Elles sont en général effectuées par l’entreprise auprès de laquelle les bulletins de paie sont externalisés, que ce soit chez un expert-comptable ou une entreprise spécialisée.
Avant l’introduction de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) en 2016, les déclarations sociales étaient effectuées séparément auprès de chaque organisme social. La DSN a pour objectif de simplifier les déclarations sociales et de les rendre plus fiables en utilisant des données informatisées. Les employeurs doivent effectuer la DSN chaque mois ou chaque trimestre pour déclarer les informations relatives à leurs salariés (salaires, cotisations sociales, absences, etc.).
Notez que les employeurs sont responsables de la véracité des informations déclarées et doivent respecter les délais de déclaration pour éviter des pénalités financières.
Où réaliser ses bulletins de paie ?
Il existe plusieurs options pour externaliser les bulletins de paie. Les entreprises peuvent externaliser les bulletins de paie en utilisant les services d’une société de gestion de paie ou d’un expert-comptable. Ces sociétés offrent des services de paie complets, y compris la gestion des salaires, des cotisations sociales, des déclarations fiscales et des avantages sociaux. Elles peuvent également gérer les déclarations sociales et les documents légaux liés à la paie.
Les entreprises peuvent également externaliser les bulletins de paie en utilisant des logiciels de paie en ligne. Ces logiciels permettent aux employeurs de gérer la paie en ligne, y compris la saisie des données, le calcul des salaires et des cotisations sociales, les déclarations fiscales et les bulletins de paie. Dans ce cas il faut gérer soi-même. Ces logiciels sont généralement abonnement et peuvent être utilisés par des petites et moyennes entreprises.
Il est important de noter que l’entreprise reste responsable de la paie de ses employés, et doit donc s’assurer que les informations contenues dans les bulletins de paie sont correctes et conformes aux lois et règlementations en vigueur. Il est donc important de choisir une société de gestion de paie ou un logiciel de paie fiable et de vérifier les termes de l’accord de service avant de confier la gestion de la paie à un tiers.
Combien ça coûte ? Quelles solutions ?
En principe on paye un certain nombre d’euros par bulletin et cela comprend un certain nombre de services qui sont inclus comme les DSN. Les cabinets d’expertise-comptable tarifent généralement entre 20 € et 35 € HT le bulletin ou plus (tarifs 2023).
Les sociétés de paie françaises comme « rue de la paie » sont en général un peu moins cher et les sociétés de paie externalisées qui font la saisie depuis l’étranger ont des prix imbattables (depuis Madagascar ou l’île Maurice par exemple). De nombreux cabinets d’expertise-comptable font réaliser les bulletins de leur client de cette façon.
Les logiciels de paie
Les logiciels de paie sont des outils informatiques qui permettent aux employeurs de gérer la paie de leurs employés. Ils permettent généralement de saisir les informations relatives aux salaires, aux cotisations sociales, aux déclarations fiscales et aux avantages sociaux. Ils peuvent également générer les bulletins de paie, les déclarations sociales et les documents légaux liés à la paie.
Les logiciels de paie peuvent être déployés sur site ou utilisés en mode SaaS (Software as a Service). Les logiciels de paie en ligne sont généralement abonnement, ce qui permet aux employeurs de payer un abonnement mensuel ou annuel pour accéder aux fonctionnalités du logiciel. Les logiciels de paie en ligne sont souvent plus adaptés pour les petites et moyennes entreprises.
Il existe de nombreux logiciels de paie disponibles sur le marché, chacun avec ses propres fonctionnalités et tarifs. Il est donc important de choisir un logiciel de paie qui convient aux besoins de l’entreprise et de comparer les différentes options pour trouver celui qui convient le mieux. Il est également important de vérifier que le logiciel est conforme aux lois et règlementations en vigueur en matière de paie.
Quel logiciel de paie choisir ?
Parmi les logiciels de paie on peut citer les éditeurs qui font également de la comptabilité ou de la gestion RH.
SAGE Paie & RH
Logiciel de paie et de gestion des ressources humaines développé par Sage. Il permet de gérer les bulletins de paie, les déclarations sociales, les avantages sociaux et la gestion des temps et des congés.
EBP Paie & RH
Celui-ci est développé par EBP. Il permet de gérer les bulletins de paie, les déclarations sociales, les avantages sociaux et la gestion des temps et des congés.
CEGID Paie & RH
Ce progiciel de paie et de gestion des ressources humaines est développé par CEGID. Il permet de gérer les bulletins de paie, les déclarations sociales, les avantages sociaux et la gestion des temps et des congés.
Quadratus Paie & RH
C’est le fameux Quadratus, très utilisé en cabinet d’expertise-comptable. Il permet de gérer les bulletins de paie, les déclarations sociales, les avantages sociaux et la gestion des temps et des congés.
APECITA Paie
C’est un outil de APECITA. Il permet de gérer les bulletins de paie, les déclarations sociales, les avantages sociaux et la gestion des temps et des congés pour les entreprises agricoles.
WinPaie
Le progiciel est créé par TBS. Il permet de gérer les bulletins de paie, les déclarations sociales, les avantages sociaux et la gestion des temps et des congés.
Silae
L’outil vedette le plus utilisé en France se perfectionne et vient d’intégrer un module RH à ses fonctionnalités. Il intègre les évolutions légales et les changements dans chaque convention collective.
Tous ces logiciels fonctionnent par système d’abonnement. Certains font payer en fonction du nombre de bulletins réalisés.